Betriebskostenabrechnung

BetriebskostenabrechnungAuch wenn der Begriff Nebenkostenabrechnung häufig für die sog. Betriebskostenabrechnung verwendet wird, die Nebenkosten beinhalten sämtliche Bewirtschaftungskosten eines Objekts. Zu den Betriebskosten hingegen kommen alle neben der Miete entstehenden Kosten. Somit sind die Betriebskosten nur ein Teil der gesamten Nebenkosten.

Soweit diese Kosten auf den Mieter umgelegt werden sollen, muss eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag festgehalten werden ((§ 556 Abs. 2 BGB). Ansonsten geht man davon aus, dass die Betriebskosten in der Miete enthalten sind.

Betriebskostenabrechnung herunterladen

Wir bieten eine kostenlose Vorlage für die Betriebskostenabrechnung zum Download an. Sie kann frei verwendet werden und steht für verschiedene Office Lösungen zur Verfügung:


Achtung: Wir übernehmen keinerlei Haftung für die Musterdokumente. Verwendung auf eigene Gefahr.

Was sind Betriebskosten?

Im § 1 Abs. 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) steht, dass Betriebskosten “die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen” sind.

Ist das Umlegen der Betriebskosten auf den Mieter durch Gesetze geregelt?

Eine Regelung hinsichtlich der Betriebskostenabrechnung findet sich in § 535 Abs. 2 BGB nicht. Darin ist nur angegeben, dass der Mieter verpflichtet ist, dem Vermieter die vereinbarte Miete zu zahlen. Es bleibt somit dem Vermieter und dem Mieter überlassen, entsprechende Regelungen im Mietvertrag festzuhalten. Somit kann den Interessen der Vertragspartner gerecht werden.

Aber in den §§ 556, 556a BGB sind Regelungen für die Vereinbarung, Abrechnung und Veränderung von Betriebskosten zu finden. Lt. diesen Paragraphen können die Betriebskoten in unterschiedlicher Weise auf die Mietpartei(en) übertragen werden. Entweder der Mieter zahlt monatlich eine Pauschale, oder er leistet eine Vorauszahlung der Betriebskosten. Falls die Vereinbarung über die Zahlungspflicht der Betriebskosten des Mieters im Mietvertrag nicht getroffen wurde, schuldet der Mieter diese Zahlungen an den Vermieter auch nicht.

Falls im Mietvertrag steht, dass der Mieter für die Betriebskosten eine monatliche Pauschale zu leisten hat, kann der Vermieter die tatsächlich angefallenen Kosten des vergangenen Jahres nicht abrechnen. Zahlt der Mieter hingegen eine Abschlags- bzw. Vorauszahlung der Betriebskosten, so muss der Vermieter die Betriebskosten des vergangenen Jahres offen darlegen.

Welchen Inhalt muss die Betriebskostenabrechnung haben?

Lt. BGH muss eine Betriebskostenabrechnung mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • Angaben des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels
  • Anteil des Mieter lt. Berechnung
  • Abzug der Vorauszahlungen des Mieters

Die Betriebskostenabrechnung muss klar und übersichtlich und rechnerisch nachvollziehbar gestaltet sein. Die Betriebskostenarten müssen bei der Aufstellung der Gesamtkosten getrennt aufgeführt werden. Nur dann ist gewährleistet, dass der Mieter die Abrechnung nachvollziehen kann und es evtl. keine gerichtliche Schlichtung geben muss.

Die Darstellung des Verteilerschlüssels für das gesamte Objekt und die jeweilige Mietereinheit ist ein zwingender Bestandteil der Betriebsabrechnung. Dem Mieter einen Prozentsatz oder einen Anteil an den gesamten Nebenkosten zu verrechnen, ohne darzulegen, welche Verteilerschlüssel bzw. Umlageschlüssel angewandt wurden, ist nicht ausreichend. Der Mieter muss die Rechnung nachvollziehen können. Falls nach Wohnfläche abgerechnet wird, muss die Gesamtwohnfläche aller Mietparteien angegeben werden, damit ersichtlich ist, wie der Betrag durch die eigene Wohnfläche zustande kommt.

Welche Fristen gelten für die Betriebskostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter lt. § 556 Abs. 3 BGB spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. D.h. z.B. die Betriebskosten-abrechnung für das Jahr 2012 muss spätestens bis Ende 2013 beim Mieter eingegangen sein. Es kommt nicht darauf an, wann der Vermieter die Betriebskostenabrechnung verschickt, sondern darauf, wann die Abrechnung beim Mieter eintrifft. Im Zweifelsfall hat der Vermieter den Nachweis zu erbringen, die Betriebskostenabrechnung rechtzeitig verschickt zu haben. Falls der Vermieter die Frist versäumt, ist eine evtl. Nachforderung der Betriebskosten nicht mehr möglich.